Zapytania ofertowe Usługa przetłumaczenia na tekst ETR Regulaminu Biblioteki
ZAPYTANIE OFERTOWE
PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA:
„Usługa przetłumaczenia na tekst ETR Regulaminu Biblioteki dla Miejskiej Biblioteki Publicznej w Gdyni”
NR POSTĘPOWANIA: 26.1.3.2026 / FERS
Rodzaj zamówienia – Usługa
Gdynia, 26 stycznia 2026 r.
I. NAZWA I ADRES ZAMAWIAJĄCEGO
1. Zamawiającym jest:
Miejska Biblioteka Publiczna w Gdyni
Ul. Świętojańska 141-143
81-401 Gdynia
NIP 586-13-95-847
REGON 000282168
Tel. 58 688-85-61
adres e-mail: administracja@bibliotekagdynia.pl
II. TRYB UDZIELENIA ZAMÓWIENIA
Zamawiający działa na podstawie art. 2 ust. 1 pkt. 1 ustawy z dnia 25 lipca 2025 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. z 2025 r. poz.1173) – postępowanie o wartości szacunkowej poniżej 170 000 zł.
III. INFORMACJA CZY ZAMAWIAJĄCY PRZEWIDUJE WYBÓR NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY Z MOŻLIWOŚCIĄ PROWADZENIA NEGOCJACJI
Zamawiający przewiduje przeprowadzenie negocjacji ceny oraz warunków zaoferowanych przez Wykonawcę, w szczególności gdy zaoferowane ceny są wyższe niż posiadane przez Zamawiającego środki finansowe.
IV. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Zamówienie „Usługa przetłumaczenia na tekst ETR Regulaminu Biblioteki dla Miejskiej Biblioteki Publicznej w Gdyni” realizowane jest w ramach projektu „Krok ku dostępności” (w ramach działania 3.3 „Systemowa poprawa dostępności” Priorytetu III „Dostępność i usługi dla osób z niepełnosprawnościami” Programu Fundusze Europejskie dla Rozwoju Społecznego 2021-2027, dotycząca realizacji projektu systemowego pn. Projektowanie uniwersalne – dostępność w instytucjach kultury) finansowanego ze środków Unii Europejskiej.
2. Przedmiotem zamówienia jest usługa przetłumaczenia na tekst ETR Regulaminu Biblioteki dla Miejskiej Biblioteki Publicznej w Gdyni, który stanowi Załącznik nr 2 do niniejszego Zapytania ofertowego.
3. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia oraz warunków współpracy zostały opisane:
a) W Załączniku nr 1 do Zapytania ofertowego – Opis przedmiotu zamówienia,
b) W Załączniku nr 5 do Zapytania ofertowego – Projektowane postanowienia umowy.
3. Uwzględniając stan wiedzy technicznej, koszt wdrażania oraz charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania oraz ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze zagrożenia, podmiot realizujący zadanie zobowiąże się do wdrożenia odpowiednich środków technicznych i organizacyjnych, aby zapewnić stopień bezpieczeństwa odpowiadający temu ryzyku zgodnie z przepisami Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) Dz.Urz.UE.L 2016 Nr 119, str. 1.
4.Opis przedmiotu zamówienia zgodnie z Rozporządzeniem Komisji (WE) Nr 2195/2002 z dnia 5 listopada 2002 r. w sprawie Wspólnego Słownika Zamówień (CPV):
79530000-8 – Usługi w zakresie tłumaczeń pisemnych
5. Zamawiający nie dopuszcza składania ofert wariantowych.
6. Zamawiający nie zastrzega obowiązku osobistego wykonania przez Wykonawcę kluczowych części zamówienia.
7. Podwykonawstwo:
a) Wykonawca może powierzyć realizację części przedmiotu zamówienia podwykonawcom. W przypadku zamiaru wykonywania przedmiotu zamówienia z udziałem podwykonawców, Zamawiający wymaga wskazania przez Wykonawcę w ofercie części zamówienia, której wykonanie zamierza powierzyć podwykonawcom oraz podania przez Wykonawcę nazw (firm) podwykonawców wraz z przedmiotem umów o podwykonawstwo (o ile są mu znane na tym etapie),
b) Wykonawca odpowiadać będzie za wszelkie błędy i szkody powstałe w wyniku działania podwykonawcy oraz odpowiedzialny jest za prawidłowość, terminowość i jakość usług i dostaw świadczonych przez podwykonawców.
c) Wykonawca, który polega na zdolnościach lub sytuacji innych podmiotów, musi udowodnić Zamawiającemu, że realizując zamówienie, będzie dysponował niezbędnymi zasobami tych podmiotów, w szczególności przedstawiając zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do
dyspozycji niezbędnych zasobów na potrzeby realizacji zamówienia,
d) Jeżeli zmiana albo rezygnacja z podwykonawcy dotyczy podmiotu, na którego zasoby Wykonawca będzie się powoływał, w celu wykazania spełniania warunków udziału w postępowaniu Wykonawca jest zobowiązany wykazać Zamawiającemu, iż proponowany inny podwykonawca lub Wykonawca samodzielnie spełnia je w stopniu nie mniejszym niż wymagany w trakcie postępowania o udzielenie zamówienia.
V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Termin wykonania zamówienia: do 21 dni kalendarzowych od dnia podpisania umowy.
VI. PROJEKTOWANE POSTANOWIENIA UMOWY
1. Zostały określone w Załączniku nr 5 – Projektowane postanowienia umowy.
2. Wykonawca akceptuje treść Projektowanych postanowień umowy na wykonanie przedmiotu zamówienia, stanowiący Załącznik Nr 5 do Zapytania Ofertowego, oświadczeniem zawartym w treści Formularza oferty. Postanowienia ustalone w Projektowanych postanowieniach umowy, nie podlegają zmianie przez Wykonawcę. Przyjęcie przez Wykonawcę Projektowanych postanowień umowy, stanowi jeden z wymogów ważności oferty.
VII. TERMIN ZWIĄZANY OFERTĄ
Wykonawca jest związany ofertą od dnia upływu terminu składania ofert przez 30 dni.
VIII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Wymagania podstawowe
1) Wykonawca ma prawo złożyć tylko jedną ofertę.
2) Ofertę należy sporządzić w języku polskim, w formie pisemnej.
3) Treść złożonej oferty musi odpowiadać treści Zapytania Ofertowego.
4) Oferta winna być złożona przez osoby umocowane do składania oświadczeń woli i zaciągania zobowiązań w imieniu Wykonawcy.
5) W przypadku złożenia oferty i składających się na nią dokumentów i oświadczeń przez osob(ę) niewymienion(ą)e w dokumencie rejestracyjnym (ewidencyjnym) Wykonawcy, należy do oferty dołączyć stosowne pełnomocnictwo.
6) Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r. poz. 835 z późn. zm.).
2. Zawartość oferty:
1) Na ofertę składa się:
a) wypełniony Formularz ofertowy – załącznik nr 3 do Zapytania Ofertowego,
b) Oświadczenie Wykonawcy – załącznik nr 4 do Zapytania Ofertowego.
2) jeżeli dotyczy – Pełnomocnictwo do podpisania oferty, jeżeli forma reprezentacji nie wynika z innych dokumentów złożonych wraz z ofertą.
IX. SPOSÓB ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Podpisaną wraz z pieczęcią Wykonawcy ofertę należy złożyć w terminie najpóźniej do dnia 03 lutego 2026 r. do godz. 13.00. drogą e-mailową na adres: administracja@bibliotekagdynia.pl – skan/zdjęcie w formacie pdf lub jpg .
2. Do oferty należy dołączyć wszystkie wymagane w Zapytaniu Ofertowym dokumenty.
3. Wykonawca po upływie terminu do składania ofert nie może wycofać złożonej oferty.
4. Oferty złożone po terminie składania ofert nie będą rozpatrywane.
X. TERMIN OTWARCIA OFERT
1. Otwarcie ofert nastąpi w dniu 03 lutego 2026 r. o godz. 13.15.
2. O wynikach postępowania jego uczestnicy zostaną poinformowani pocztą elektroniczną.
XI. SPOSÓB OBLICZANIA CENY
1. Cena podana w ofercie musi uwzględniać wszystkie wymogi, o których mowa w niniejszej Zapytaniu Ofertowym i koszty niezbędne do prawidłowego i pełnego wykonania przedmiotu zamówienia.
2. Cenę za wykonanie przedmiotu zamówienia - zadań należy podać w „Formularzu ofertowym” stanowiącym załącznik do niniejszego Zapytania Ofertowego.
3. Cena musi być wyrażona w złotych polskich (PLN), z dokładnością nie większą niż dwa miejsca po przecinku. Do porównywania ofert brana będzie pod uwagę cena brutto.
4. Zamawiający zastrzega, aby żadna cena podana w formularzu ofertowym nie została określona wartością 0,00 zł. Brak wyceny którejkolwiek pozycji lub wartość 0,00 zł skutkować będzie odrzuceniem oferty.
XII. WARUNKI PŁATNOŚCI
Zapłata wynagrodzenia za wykonaną usługę będzie dokonana według ustalonej ceny, na podstawie poprawnej pod względem formalnym i rachunkowym faktury VAT, wystawionej przez Wykonawcę, na rachunek bankowy podany na fakturze VAT, w terminie 30 dni od daty doręczenia faktury do siedziby Zamawiającego, na adres e-mail: faktury@bibliotekagdynia.pl lub ustrukturyzowane w formie elektronicznej za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), zgodnie z obowiązującymi przepisami.
XIII. OPIS KRYTERIÓW OCENY OFERT, WRAZ Z PODANIEM WAG TYCH KRYTERIÓW I SPOSOBU OCENY OFERT
1.Zamawiający przy wyborze najkorzystniejszej oferty zamówienia będzie się kierował następującym kryterium:
C - cena – 100%
Ocena ofert w zakresie przestawionego wyżej kryterium zostanie dokonana zgodnie ze wzorem:
Dla kryterium Cena:
najniższa cena spośród wszystkich rozpatrywanych ofert niepodlegających odrzuceniu
C= -------------------------------------------------------------------------------- X 100 %
cena oferty badanej
2. Ocena ofert w powyższym kryterium odbywać się będzie na podstawie informacji podanej przez Wykonawcę w formularzu ofertowym.
3. Obliczenia dokonane zostaną z dokładnością do 0,01 punktu (dwóch miejsc po przecinku, zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami matematyki.)
4. Oferta nie podlegająca odrzuceniu złożona przez Wykonawcę niewykluczonego z postępowania, która uzyska największą liczbę punktów - maksymalnie 100 - zostanie uznana jako najkorzystniejsza.
5. Jeżeli zostanie złożona oferta, której wybór prowadziłby do powstania obowiązku podatkowego zamawiającego zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług w zakresie dotyczącym wewnątrzwspólnotowego nabycia towarów, Zamawiający w celu oceny takiej oferty doliczy do przedstawionej w niej cenie podatek od towarów i usług, który miałby obowiązek wpłacić zgodnie z obowiązującymi przepisami. Otrzymana w ten sposób łączna wartość brutto zostanie przyjęta przez Zamawiającego wyłącznie dla porównania i oceny złożonych ofert.
6. Ocenie będą podlegać wyłącznie oferty nie podlegające odrzuceniu.
7. W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty ze względu na to, że zostały złożone oferty o takiej samej cenie, wezwie on Wykonawców, którzy złożyli te oferty, do złożenia w terminie określonym przez Zamawiającego ofert dodatkowych zawierających nową cenę. Wykonawcy, składając oferty dodatkowe, nie mogą zaoferować cen wyższych niż zaoferowane w uprzednio złożonych przez nich ofertach. W takim przypadku Wykonawca, składając ofertę zobligowany jest poinformować zamawiającego, że wybór jego oferty będzie prowadzić do powstania u zamawiającego obowiązku podatkowego, wskazując nazwę (rodzaj) towaru lub usługi, których dostawa lub świadczenie będzie prowadzić do jego powstania, oraz wskazując ich wartość bez kwoty podatku.
8. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od Wykonawców wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert lub innych składanych dokumentów lub oświadczeń. Wykonawcy są obowiązani do przedstawienia wyjaśnień w terminie wskazanym przez Zamawiającego.
9. Zamawiający wybiera najkorzystniejszą ofertę̨ w terminie związania ofertą określonym w Zapytaniu Ofertowym.
10. Jeżeli termin związania ofertą upłynie przed wyborem najkorzystniejszej oferty, Zamawiający wezwie Wykonawcę̨, którego oferta otrzymała najwyższą ocenę̨, do wyrażenia, w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie, pisemnej zgody na wybór jego oferty.
11. W przypadku braku zgody, o której mowa w ust. 10, oferta podlega odrzuceniu, a Zamawiający zwraca się̨ o wyrażenie takiej zgody do kolejnego Wykonawcy, którego oferta została najwyżej oceniona, chyba że zachodzą̨ przesłanki do unieważnienia postępowania.
12. Zamawiający odrzuci oferty w przypadku, gdy:
a) została złożona po terminie składania ofert,
b) jej treść jest niezgodna z warunkami, opisem zamówienia i opisem kryteriów,
c) zawiera błędy w obliczeniu ceny,
d) Wykonawca nie wyraził pisemnej zgody na przedłużenie terminu związania z ofertą,
e) Wykonawca nie złożył w wymaganym terminie wyjaśnień dotyczących treści złożonej oferty,
f) jest nieważna na podstawie odrębnych przepisów,
g) Wykonawca będzie podlegał wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz. U. z 2022 r. poz. 835 z późn. zm.).
13. Zamawiający unieważni postępowanie, jeżeli:
1) nie złożono żadnej oferty,
2) wszystkie złożone oferty zostaną odrzucone,
3) oferta z najniższą ceną przewyższa kwotę, którą Zamawiający zamierza przeznaczyć na sfinansowanie zamówienia, chyba że Zamawiający może zwiększyć tę kwotę do ceny najniższej oferty,
4) postępowanie obarczone jest niemożliwą do usunięcia wadą.
14. Zamawiający w każdym czasie zastrzega sobie prawo do unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.
15. Informację o wyniku postępowania – upublicznia się w taki sposób, w jaki zostało upublicznione zapytanie ofertowe oraz po upływie terminu składania i otwarcia ofert – przesyła się do wykonawców, którzy złożyli oferty.
XIV. INFORMACJA O FORMALNOŚCIACH, JAKIE MUSZĄ ZOSTAĆ DOPEŁNIONE PO WYBORZE OFERTY W CELU ZAWARCIA UMOWY W SPRAWIE ZAMÓWIENIA PUBLICZNEGO
1. Na realizację przedmiotu zamówienia zostanie zawarta umowa.
2. Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, zostanie poinformowany przez Zamawiającego o miejscu i terminie podpisania umowy.
3. Wykonawca, którego oferta zostanie wybrana ma obowiązek zawrzeć umowę w sprawie zamówienia na warunkach określonych w projektowanych postanowieniach umowy, które stanowią załącznik do Zapytania Ofertowego. Umowa zostanie uzupełniona o zapisy wynikające ze złożonej oferty.
4. Przed podpisaniem umowy Wykonawcy wspólnie ubiegający się o udzielenie zamówienia (w przypadku wyboru ich oferty jako najkorzystniejszej) przedstawią Zamawiającemu umowę regulującą współpracę tych Wykonawców.
5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana jako najkorzystniejsza, uchyla się od zawarcia umowy w sprawie zamówienia publicznego Zamawiający może dokonać ponownego badania i oceny ofert spośród ofert pozostałych w postępowaniu Wykonawców albo unieważnić postępowanie.
XV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
Zamawiający nie określa warunków udziału w postępowaniu.
XVI. INFORMACJE POUFNE
1. Zamawiający informuje, że za poufne uważa się wszystkie informacje stanowiące tajemnicę przedsiębiorstwa Zamawiającego. Takie informacje podlegają ochronie zgodnie z przepisami ustawy z dnia 16 kwietnia 1993r. o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji.
2. Informacje poufne zostaną przekazane Wykonawcy w jeden z następujących sposobów:
a) Osobiście w siedzibie Zamawiającego po uprzednim wyznaczeniu przez Zamawiającego konkretnego miejsca, daty i godziny odbioru.
b) Przez posłańca na adres wskazany przez Wykonawcę.
3. Przekazanie informacji poufnych Zamawiający może uzależnić od dopełnienia przez Wykonawcę stosownych formalności (np. podpisanie przez należycie umocowanego przedstawiciela Wykonawcy zobowiązania do zachowania poufności).
XVII. ZAŁĄCZNIKI DO ZAPYTANIA OFERTOWEGO
Załącznik nr 1 - Opis przedmiotu zamówienia
Załącznik nr 2 - Regulamin korzystania z Miejskiej Biblioteki Publicznej w Gdyni
Załącznik nr 3 - Formularz ofertowy