Regulamin przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków

Regulamin przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków w Miejskiej Bibliotece Publicznej w Gdyni

Podstawa prawna:

1. Kodeks Postępowania Administracyjnego (art. 221-259 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 roku, tj. Dz.U. Nr 98, poz.1071 z późn. zm.).
2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2002 roku w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz.U. Nr 5 poz. 46 z dnia 22 stycznia 2002 roku).

§1 Przyjmowanie skarg i wniosków

1. 1. Wnoszący skargi i wnioski przyjmowani są:
   1. w Sekretariacie Miejskiej Biblioteki Publicznej w Gdyni przy ul. Świętojańskiej 141-143 w Gdyni: od poniedziałku do piątku w godzinach 8.00-16.00
   2. przez Dyrektora Biblioteki – w każdą środę  w godzinach od 12.00 do 14.00, a w przypadku jego  nieobecności przez osobę przez niego wyznaczoną.
2. Skargi i wnioski mogą być wnoszone: pisemnie, faksem, drogą mailową, ustnie do protokołu wg wzoru – (zał. Nr 1).
3. Pracownik przyjmujący skargę/wniosek potwierdza złożenie skargi/wniosku, jeżeli zażąda tego wnoszący.
4. Pracownik przyjmujący skargę/wniosek niezwłocznie przekazuje ją Dyrektorowi Biblioteki.
5. Każda skarga lub wniosek niezależnie od formy złożenia powinny zawierać następujące informacje:
   1. imię i nazwisko wnoszącego
   2. adres zamieszkania/zameldowania
   3. treść skargi/wniosku

§2 Kwalifikacja i rejestr skarg i wniosków

1. Kwalifikowania spraw (skarg i wniosków) dokonuje Dyrektor Biblioteki. [1]
2. Sprawa zakwalifikowana przez Dyrektora Biblioteki, jako skarga lub wniosek, wpisywana jest do Rejestru skarg i wniosków. [2]
3. Skargę/wniosek nienależącą do kompetencji Biblioteki należy zarejestrować, a następnie przesłać ją zgodnie z właściwością, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego albo też zwrócić mu sprawę wskazując właściwy organ. Kopię skargi/wniosku i pism Biblioteki przechowuje się w dokumentacji.
4. Skargę/wniosek dotyczącą kilku spraw podlegających rozpatrzeniu przez różne organy, należy zarejestrować, następnie przesłać kopię skargi/wniosku właściwym organom, zawiadamiając o tym równocześnie wnoszącego. Kopię skargi/wniosku i pism Biblioteki przechowuje się w dokumentacji.
5. Skarga/wniosek niezawierająca imienia i nazwiska (nazwy) oraz adresu wnoszącego – anonim – po dokonaniu rejestracji pozostaje bez rozpoznania. Informacje zawarte w skardze/wniosku można wykorzystać w ramach pełnionego nadzoru.
6. Skargi/wnioski przekazane przez redakcje prasowe, radiowe i telewizyjne oraz organizacje społeczne podlegają rozpatrzeniu i załatwieniu w takim samym trybie, jak skargi i wnioski osób fizycznych lub prawnych.
7. Imiennej dekretacji skargi/wniosku wpływającej do Biblioteki dokonuje Dyrektor Biblioteki. Skarga dotycząca określonej osoby nie może być przekazana do rozpatrzenia tej osobie, ani osobie, wobec której pozostaje ona w stosunku nadrzędności służbowej.
8. Skargi i wnioski zapisywane są w Dzienniku Korespondencyjnym Miejskiej Biblioteki Publicznej w Gdyni.
9. Rejestr skarg i wniosków uwzględnia następujące rubryki (zał. nr 2):
   • liczba porządkowa,
   • data wpływu skargi/wniosku,
   • numer sprawy odnoszący do wpisu w Księdze Rejestrowej Biblioteki,
   • przedmiot skargi/ wniosku
   • osoba prowadząca sprawę
   • sposób załatwienia sprawy
   • termin załatwienia skargi/wniosku.
     Ponadto skargi i wnioski oraz cała dokumentacja danej sprawy przechowywana jest w Rejestrze skarg i wniosków.
10. Do Rejestru nie wpisuje się skarg i wniosków skierowanych do innych organów i przesłanych do wiadomości Biblioteki.

§3 Rozpatrywanie skarg i wniosków

1. Pracownik upoważniony do załatwienia skargi/wniosku winien postępować według wskazówek zamieszczonych w zał. nr 3.
2. Z wyjaśnienia skargi/wniosku, należy sporządzić dokumentację zawierającą: oryginał skargi/wniosku, odpowiedź do wnoszącego, informującą o sposobie rozstrzygnięcia sprawy wraz z urzędowo potwierdzonym jej wysłaniem, pismo z wydanymi zaleceniami – jeśli wymaga tego sprawa.
3. Odpowiedź do wnoszącego winna zawierać oznaczenie organu, od którego pochodzi, informację o sposobie załatwienia sprawy z odniesieniem się do wszystkich zarzutów/wniosków zawartych w skardze/wniosku, uzasadnienie, jeżeli skarga/wniosek została załatwiona odmownie, imię i nazwisko, podpis i stanowisko osoby upoważnionej do załatwienia skargi.
4. Pismo z odpowiedzią do wnoszącego skargę/wniosek, przed jego wysłaniem parafuje Dyrektor Biblioteki lub Zastępca Dyrektora.
5. Za jakość i prawidłowe załatwienie skargi/wniosku odpowiada pracownik, na którego dekretowano skargę/wniosek.

§4 Terminy rozpatrywania skarg i wniosków

– do 14-tu dni, gdy skargę/wniosek wnosi poseł na Sejm, senator lub radny,
– do 1-go miesiąca, gdy wszczyna się postępowanie wyjaśniające,
– do 2-ch miesięcy, gdy skarga/wniosek jest szczególnie skomplikowana,
– do 7 dni należy:

1. przesłać skargę/wniosek do właściwego organu z powiadomieniem wnoszącego lub zwrócić ją wnoszącemu ze wskazaniem właściwego organu, jeżeli skarga/wniosek została skierowana do niewłaściwego organu – (zał. nr 4),
2. przesłać skargę/wniosek do wnoszącego z odpowiednim wyjaśnieniem, jeżeli trudno jest ustalić właściwy organ, lub gdy właściwy w sprawie jest organ wymiaru sprawiedliwości (zał. nr 5),
3. przesłać odpisy skargi/wniosku do właściwych organów, z powiadomieniem wnoszącego, jeżeli sprawy w nich poruszone dotyczą różnych organów – (zał. nr 6),
4. przesłać informację do wnoszącego o przesunięciu terminu załatwienia skargi/wniosku z podaniem powodów tego przesunięcia – jeżeli nie ma możliwości ich załatwienia w określonym terminie – (zał. nr 7),
5. zwrócić się z prośbą do osoby wnoszącej o przesłanie dodatkowych informacji dotyczących skargi/wniosku – (zał. nr 8),
6. udzielić odpowiedzi w przypadku ponowienia skargi/wniosku, w której brak jest wskazania nowych okoliczności sprawy.

Spis załączników:

1. protokół przyjęcia skargi ustnej (doc),

2. wzór rejestru skarg i wniosków (doc),

3. postępowanie przy rozpatrywaniu skargi/wniosku (pdf),

4. pismo przekazujące skargę/ wniosek wg właściwości (doc),

5. pismo zwracające skargę wnoszącemu (doc),

6. przesłanie odpisów skargi/wniosku do właściwych organów (doc),

7. pismo informujące o wyznaczeniu nowego terminu załatwienia skargi/ wniosku (doc),

8. prośba o dodatkowe informacje (doc).

[1] Art. 222 kpa – O tym, czy pismo jest skargą albo wnioskiem, decyduje treść pisma , a nie jego forma zewnętrzna.

[2] Art. 227 kpa – Przedmiotem skargi może być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesantów skarżących,
a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwienie sprawy.

Art. 241 kpa – Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności, lepszego zaspokajania potrzeb ludności.